Digitale Schnittstellen für Ihre Prozesse

Für die Zusammenarbeit nutzen wir je nach Anwendungsfall unterschiedliche DATEV-Zugänge wie MyDATEV (zentraler Einstieg, Übersicht und Zusammenarbeit), DATEV Unternehmen online (Belege und Daten im Unternehmensbereich) sowie DATEV Meine Steuern (Unterlagen für die private Steuererklärung). Welche Zugänge Sie konkret benötigen, legen wir gemeinsam im Onboarding fest. Eine detaillierte Übersicht der einzelnen Programme finden Sie an anderer Stelle auf dieser Homepage.

Die Zugänge werden über DATEV SmartLogin eingerichtet. Dabei können mehrere Nutzer angelegt und mit differenzierten Rechten ausgestattet werden. So kann z. B. ein Mitarbeitender Belege hochladen, ohne Zugriff auf Bankdaten, Auswertungen oder den Lohnbereich zu erhalten.

MyDATEV und DATEV Meine Steuern sind für Sie kostenfrei. Für DATEV Unternehmen online fallen DATEV-Gebühren an, die wir direkt weitergeben. Diese betragen je nach Belegaufkommen in der Regel ca. 20–30 € monatlich.

Die Zusammenarbeit läuft bei uns strukturiert über MyDATEV und die zugehörigen Prozesse (Rückfragen, Aufgaben, Dokumente) statt über viele Einzelkanäle. So bleiben Zuständigkeiten, Fristen und Bearbeitungsstände transparent und nachvollziehbar.

Für die Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei nutzen wir primär das DATEV-Rechenzentrum in Deutschland, eines der sichersten IT-Infrastrukturen im deutschen Steuerberatungsumfeld. Das DATEV-System ist nach ISO/IEC 27001 (Informationssicherheits-Managementsystem), ISO/IEC 27701 (Datenschutz-Managementsystem) sowie für Cloud-Dienste nach ISO/IEC 27017 zertifiziert. Die Verarbeitung erfolgt vollständig DSGVO-konform. Zugriffsrechte sind individuell und differenziert steuerbar, nur berechtigte Personen erhalten Einsicht in Ihre Daten.

Den Zugang richten wir gemeinsam mit Ihnen im Rahmen des Onboardings ein. Sie erhalten alle notwendigen Informationen und Zugangsdaten direkt von uns.

Typischerweise benötigen wir Eingangsrechnungen als digitale Belege (PDF oder gescannt). Ausgangsrechnungen können Sie ebenfalls als Beleg bereitstellen oder über den DATEV Rechnungsdatenservice übergeben. Sonstige Belege können auch per Foto über DATEV Upload mobil eingereicht werden. Bankdaten werden über die Anbindung Ihres Kontos in DATEV Unternehmen online bereitgestellt.
Wichtiger Hinweis zur E-Rechnung: Die digitale Bereitstellung von Rechnungen und Belegen ist nicht nur unser Standard, sondern sie wird gesetzlich zunehmend zur Pflicht. Der Umstieg auf digitale und strukturierte Rechnungsformate ist für alle Unternehmen ohnehin verpflichtend vorgesehen. Wer frühzeitig umstellt, ist auf der sicheren Seite.

Idealerweise laufend, mindestens monatlich. Je aktueller die Daten, desto schneller und verlässlicher sind Buchhaltung, Auswertungen und Rückmeldungen.

Wir empfehlen DATEV Unternehmen online als zentrale Plattform für den Belegaustausch und die Zusammenarbeit. Die Nutzung anderer Tools ist grundsätzlich möglich, Voraussetzung ist jedoch immer eine Anbindung an DATEV Unternehmen online, damit wir Daten effizient und revisionssicher verarbeiten können.

Ja, das ist grundsätzlich noch möglich. Für Unterlagen der laufenden Buchhaltung bieten wir einen kostenpflichtigen Scan-Service an (Preis auf Anfrage). Wir empfehlen jedoch ausdrücklich, Belege selbst einzuscannen und direkt in DATEV Unternehmen online bereitzustellen, und zwar nicht nur der Kosten wegen: Erst durch das digitale Vorliegen der Belege können Sie die Möglichkeiten von DATEV Unternehmen online voll ausschöpfen, insbesondere den Rechnungsfreigabeprozess im Unternehmen sowie automatisierte Überweisungs- und Zahlungsvorschläge. Wer Belege nur in Papierform abgibt, verzichtet auf diese Mehrwerte.

Für Unternehmen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege, Rechnungen und Geschäftsbriefe müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden. Dabei gilt: Die Belege müssen während der gesamten Frist lesbar, unveränderbar und jederzeit abrufbar sein (GoBD).

DATEV Unternehmen online erfüllt diese Anforderungen vollständig. Ihre Belege sind revisionssicher archiviert, ohne dass Sie sich um lokale Speicherung oder Backup kümmern müssen. Wer Belege hingegen ausschließlich lokal auf dem eigenen PC, in E-Mail-Postfächern oder auf externen Datenträgern aufbewahrt, geht ein erhebliches Risiko ein, denn ein Festplattendefekt, ein verlorenes E-Mail-Archiv oder ein Systemausfall können im Ernstfall zu Beweisproblemen gegenüber dem Finanzamt führen – mit entsprechenden steuerlichen Konsequenzen.

Dann verzögern sich Buchhaltung, Auswertungen und ggf. Steuererklärungen. Außerdem steigt das Risiko von Rückfragen und Schätzungen. Wenn Sie Belege laufend digital bereitstellen, können wir fehlende oder unzureichende Unterlagen früh erkennen und zeitnah darauf hinweisen.

Kontoauszugsinformationen können in DATEV Unternehmen online per FinTS/HBCI eingebunden werden. Alternativ stellen einige Banken Kontoumsätze direkt über das DATEV-Rechenzentrum bereit. Voraussetzung für die Zusammenarbeit ist die Freigabe der elektronischen Kontoauszugsinformationen, denn nur so können wir die Buchführung effizient und zeitnah erstellen.

Grundsätzlich bevorzugen wir die digitale Bereitstellung über DATEV Meine Steuern. Alternativ können private Unterlagen einmal jährlich auch in Papierform bereitgestellt werden.

Ja. Unsere Kanzlei arbeitet vollständig digital, das gilt auch für die Weiterleitung von Steuerbescheiden. Wir stellen Ihnen Bescheide ausschließlich auf digitalem Weg zur Verfügung. Sollten Sie aktuell noch keinen digitalen Zugang nutzen, sprechen Sie uns gerne an und wir helfen Ihnen beim Einstieg. Mandanten, die grundsätzlich auf papierbasierte Prozesse angewiesen sind, sind bei uns leider nicht optimal aufgehoben: Unsere Abläufe sind konsequent auf digitale Zusammenarbeit ausgerichtet, und papierbasierte Sonderwege verursachen zusätzlichen Aufwand, der gesondert berechnet wird.